Access2007數據表的操作

Access2007 數據表 的操作包括增加紀錄、刪除紀錄、修改紀錄、查找數據、數據排序與數據篩選等操作，這些操作都是在數據庫視圖中進行的基本操作。

一、增加新紀錄

增加新紀錄有3種方法：

直接將光標定位在表的最后一行上。

單擊“紀錄指示器”上的最右側的“增加新紀錄”按鈕。

在“數據”選項卡的“紀錄”組中，單擊“新紀錄”按鈕。

二、修改紀錄

在數據表視圖上，把光標移動到所需修改的數據處，就可以修改光標所在處的數據。

當把光標定位在一個字段單元格時，會出現反白。

如果只修改一個字符，那么這時不要直接輸入字段值，因為這樣字段值會全部被刪除掉。可以按F2鍵，或者再一次單擊 單元格 ，這時反白消失，然后把光標定位在被修改字段的位置，然后再盡心修改。

三、查找和替換字段數據

在操作數據表時，如果數據表中的數據很多，若要快速查找某一數據則使用Access2007提供的查找功能。

1、查找字段數據

使用Access2007提供的查找對話框就可以快速查找到所需要的數據。

例1   組織“教學管理”數據庫的“學生”表中，查找名字為“楊倩”的同學，操作步驟如下：

（1）打開“教學管理”數據庫，然后打開“學生”表。

（2）單擊“姓名”字段列，在“數據”選項卡的“編輯”組中，單擊按鈕。

（3）如圖1所示，打開“查找和替換”對話框，在“查找內容”的下拉列表框中，顯示第一個學生的名字，把它修改為“楊倩”，其他設置保持默認，然后單擊“查找下一個”按鈕。

（4）查找的結果反白顯示出來，如圖2所示。

圖1  “查找和替換”對話框

圖2   查找結果反白顯示

在“查找和替換”對話框中，“查找范圍”下拉列表框，用于確定在哪個字段中查找數據，最好把光標定位在查找的字段列上，這樣可以節省時間。“匹配”下拉列表框用以確定匹配方式，包括“整個字段”、“字段的任何部分”和“字段開頭”

。“搜索”下拉列表框用以確定搜索方式，包括“向上”、“向下”和“全部”三種方式。通常后兩項設置保持默認即可。

在搜索中還可以使用 通配符 。

表1   通配符的意義

2.查找并替換字段

在操作數據表時，如果需要修改多處相同的數據，這時可以使用“查找并替換字段數據”的功能。

例2   把“學生”表中的數學座位號“D082570924”替換為“D08257092411”，操作步驟如下：

（1）打開“教學管理”數據庫，然后打開“學生”表。選定數學座位號字段列。

（2）在“數據”選項卡的“編輯”組中，單擊按鈕。

（3）打開“查找和替換”對話框。在“查找內容”下拉列表框中，選擇“D082570924”，在“替換為”下拉列表框中，選擇“D08257092411”查找范圍和其他選項保持默認，然后單擊“全部替換”按鈕，如圖3所示。

（4）這時彈出提示信息對話框，提示替換后的操作不能撤消。單擊“是”按鈕，完成替換，如圖5所示。

圖3   “查找和替換”設置

四、刪除紀錄

在進行刪除紀錄操作時，首先選中需要刪除的那些紀錄（刪除的紀錄必須是連續的，否則只能分幾次刪除）。刪除紀錄的操作步驟如下：

（1）單擊要刪除的首紀錄的“紀錄選定器”，然后拖拽鼠標到尾紀錄的“紀錄選定器”。

（2）在“數據”選項卡的“紀錄”組中，單擊“刪除”按鈕。

（3）在彈出的提示信息對話框中，單擊“是‘按鈕，完成刪除。

提示：為了避免替換和刪除操作失誤，而又不能撤消，在進行替換和刪除操作前，最好對表進行備份。

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