Access字段添加及設置

字段是通過在表設計窗口中的字段輸入區域的每一行中輸入字段名和字段數據類型來創建的。字段描述是用來識別字段對象的選項。輸入數據時，描述將會出現在窗口底部的狀態欄中。

輸入完每個字段的名稱和數據類型后，就可以在屬性區域中輸入屬性來進一步指定每個字段的使用方式。

1 .命名字段
需要向開發人員、系統用戶和Access 提供具備充分描述性的字段名來識別字段。字段名需要足夠長，便于可以快速地識別字段的對象，但也不要過長(后面在輸入有效性規則或在計算時如果使用字段名，就需避免字段名過長的情況。〉

要輸入字段名，將指針指向"字段名稱"列下表設計窗口中的第一行。隨后按照以下規則鍵入合法的字段名:

字段名字符數為1 至64 個。
字段名可以包含字母、數字和多個特殊字符。
字段名中不可以包含句號(.)、嘆號(!)、方括號([]) 或者重音符號(')。
不可以使用低位的ASCII 字符，例如Ctrl+J 或者Ctrl+L (ASCII 值為0 至31) 。
開頭處不可以為空格。
不可以對Microsoft Access 項目文件中使用雙引號(" )。

可以用大寫、小寫或者大小寫混合的方式輸入字段名。在鍵入字段名時如果出現錯誤，可將光標置于錯誤位置并鍵入更正后的內容。可以隨時改變字段名，即使字段名位于表中并且字段中包含數據也可以。

注意: Access 對大小寫并不敏感，因而數據庫將表命名為tblContactss 或者TblContactss 并沒有關系。選擇大寫、小寫或者大小寫混合方式完全由用戶來決定，但表名稱必須具有描述性并且易于理解。

警告:保存表后，如果更改了字段名，那么同樣需要是改查詢、窗體或者報表中使用的字段名。Access 應用程序出現錯誤的一個主要原因就是史改了基本數據庫對象，例如哀和字段，而忽視了改變整個數據庫中所有相應的內容.要忽略窗體或者報表中，或者深入嵌入到應用程序VBA 代碼中的控件的控制源中的字段名引用非常容易。

2. 指定敢據類型
下一步就是創建表和定義表的字段。還要決定每個字段中包含的類型數據。在Access 中，可以選用多種數據類型(本章下面將會詳細說明這些數據類型)。

文本:文字和數字字符，最多為255 字。
備注:文字和數字字符，最長可達65538 (64K) 個字符。
數字:多種類型和格式的數字。
日期/時間:日期和時間數據。
貨幣:貨幣數據。
自動編號:自動增加數字計數器。
是/否:邏輯值、是/否、真/假。
OLE 對象:圖像、圖形、聲音、視頻以及文字處理和電子表格文件。
超鏈接:與圖像、圖形、聲音、視頻以及文字處理和電子表格文件連接的字段。

必須向每個字段分配一個數據類型。而且還需要指定文本字段的長度，或者接受文本字段50個字符的默認值。

3. 設計數據輸入規則
最后一個設計決定是關于數據有效性的，數據有效性在用戶輸入數據時顯示得尤為重要。用戶需確保進入系統中的數據不會出現問題(通過某種規定測試的數據)。用戶必須處理幾種不同的數據有效性。例如，可以測試己知的單個工頁，規定Gender 字段只能接受Male 、Female 或者Unknown 值。或者還可以把Weight 值指定為0 到1500 磅之間來測試范圍。

4. 設計查閱表
為了進行數據有效性或是使系統的創建變得更輕松，有時需設計完整的表:這些表稱為查閱表。例如，由于Access Auto Auctions 需要使用字段來確定客戶的稅率，因此需要使用包含納稅地點和稅率的查閱表。再例如，當客戶通過特定的方式(現金、信用卡或現金匯票等方法)來進行支付時也可能需要使用查閱表。

由于稅率經常變動，存儲稅率遠比將稅率硬編碼到應用程序中更有意義。使用查閱表后，每當創建發貨單時Access 就可以從tblTaxRates 中查詢到當前的稅率。一張發貨單所使用的稅率將與其他發貨單數據一起存儲到Invoice/Sales 表中，這時因為這些數據是依時間而變化的，存儲在tblTaxRates 中的值很可能會在未來發生變化。

查閱表的另一個對象就是將字段中的輸入數據限定為一個特定的值。例如，可以使用包含支付類型(現金、支票、MasterCard 等〉的表。支付類型表(tblPaymentTypes) 可以用作查閱表，來確保只有批準的支付方法可以輸入到Invoice 表中。

提示:當在表中創建字段時，可以使用數據類型"查閱向導".這并不是一種實際的數據類型，但卻可以通過不同的方法存儲和顯示字段.

盡管可以在數據輸入窗體中創建字段，將聯系人的合法輸入值限定為銷售商和購買者，但還需要創建一個只包含一個字段( ContactType) 的表并且使用tblContactss 中的ContactType 字段來鏈接到ContactType 查詢表中的該字段。

注意:可以用與創建其他表完全一樣的方式來創建查閱表，并且其工作方式與其他表也相同.惟一的不同點就在于農數據的使用方式。

Access Auto Auctions 應用程序中包含了幾個查閱表: tblPaymentType 、tblTaxRates 和tblCategories 。

5. 分配字段數據類型
命名完一個字段之后，必須決定字段中保存何種類型的數據。開始輸入數據之前，用戶應該充分了解系統將要使用的數據類型。表2-2 顯示出了10 種基本的數據類型:有些數據類型(例如數字)可以包含幾個選項。

表2-2 Microsoft Access 中可用的數據類型

圖2-17 顯示了為所創建的字段選擇數據類型的"數據類型"下拉菜單。

圖2-17 "數據類型"下拉菜單

以下是在為表中的新字段選擇數據類型時需要考慮的基本規則:

數據類型應反映字段中的所存儲的數據。例如，用戶應選擇一種數字數據類型來存儲如數量和價格等數字。然而，不能在數字字段存儲電話號碼或者社會安全號碼。應用程序不會對電話號碼進行加或乘等數字操作，并且該類數據也不應該存儲在數字字段中。而是應該使用面向社會安全號碼和電話號碼等公共數據的文本。而且，數字字段不會存儲開頭部分的零。向數字字段中輸入郵編(例如02173) 意味著實際上只存儲了4 位數字(2173) 。

需要考慮選定數據類型的存儲需求。盡管可以使用長整型來代替簡單整型或者字節值，長整型的存儲需求( 4 字節〉是簡單整型的兩倍。這意味著需要兩倍的內存來使用和操作數字，并且需要兩倍的空間來存儲數字。因此對于數字數據來說，要盡可能地使用字節和整型數據。

是否希望對字段進行分類或者索尋I? 由于二進制的特性，備注和OLE 對象字段無法進行分類或索引。因而在使用備注字段時需謹慎行事。存儲和使用備注字段所需要的系統開銷相當可觀。

需要考慮到數據類型對排序需求的影晌。數字數據的排序方法與文本數據有所不同。使用數字數據類型時，數據會按預期進行排序: 1. 2 , 3, 4, 5 , 10 , 100 。而存儲為文本數據的同樣序列就會按這樣的方式進行排序: 1. 10, 100, 2, 3, 4 , 5 。如果必須以數字順序對文本數據進行排序的話，必須在開始進行排序之前增加數據的轉換功能。

注意:使代表數字的文本數據以適當的順序進行排序非常重要，需要在數字之前加零(00 1， 002 等) . 這樣文本值就會按預期的順序進行排序: 00 1, 002 , 003 ,
004 , 005 , 010 , 100.

數據文本還是日期數據?在處理日期時，把數據存儲到"日期/時間"字段中比存儲為"文本"字段要好。文本值的排序方式不同于日期數據(日期在內部被存儲為數字)，這樣會擾亂依賴于時間順序的報表和其他形式的輸出數據。

記住所需要的報表。用戶不可以對報表中的備注或者OLE 數據進行排序或分組。如果基于各注或者OLE 數據來創建報表非常的重要的話，可以添加如日期或者序列號等標記字段，它們可以用來為表提供排序鍵。

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