Access 2007創建新表之表設計過程

創建表是一個多步驟的過程。通過正確地執行這些步驟，就可以輕松地創建表設計：
(1)創建新表。
(2)輸入字段各、數據類型和描述(可選)。
(3)輸入字段的屬性。
(4) 設置表的主鍵。
(5) 創建必要字段的索引。
(6) 存儲表設計。

一般來說，有些表事實上永遠無法完成。當用戶需要改變時，或者管理應用程序的業務規劃發生改變時，則以設計視圖方式打開已有的表十分必要。與大多數Access 相關書籍-樣，本書從頭開始對創建表的過程進行了描述。然而，在Access 應用程序中所做的大量工作事實上都是針對數據庫中的己有對象。在這些對象中，有些是客戶自己添加的而有些則是在同一時間由開發人員添加的。然而，維護己有數據庫中的組件與從頭開始創建新對象并無區別。

提示:關于構建完表后對它們進行修改的快速記錄:向一個幾乎沒有問題的表中添加一個新字段.現有的查詢、窗體、報表和VBA 代碼依然繼續使用該表.畢竟，由于該字段是在這些對象之后創建的，所以這些對象不會參考新的字段，因此，可以在應用程序中需要的位置上添加新字段并且進行合并，這樣一切都會按預期進行.

刪除和重命名表中的字段會帶來問題.即使在"自動是正"打開時， Access 也不會更新整個數據中的VBA 代碼、控制屬性和表達式中的字段名引用. 更改現有的字段(或者其他任何數據對象，出于本原因)是不明智的.在哀、字段和其他數據對象被添加到數據庫中時，應盡力為它們提供健全的、強大的和描述性的名稱，而不是以后返回并對這些名稱進行修改.

向數據庫中添加新表
首先，選擇Access 窗口頂部格式欄中的"創建"選項卡。"創建"選項卡(參見圖2 -12) 包含了所有創建表、窗體、報表和其他數據庫對象的必要工具。

圖2-12 "創建"選項卡包含了向Access 數據庫中添加新對象的必要工具

向Access 數據庫中添加新表主要有兩個辦法，兩種辦法都可以通過"創建"選項卡中的"表"組進行激活。

單擊"表"按鈕:向數據庫中添加一個完整的新表。
單擊"表設計"按扭:向數據庫中添加設計視圖格式的表。

我們的例子中使用到了"表設計"按鈕，但是首先讓我們來關注一下"表"按鈕。

單擊"表"按鈕并向Access 環境中添加新表。新表出現在Access 屏幕選項卡區域中的數據表視圖中。圖2-13 中顯示出了部分新表。需要注意數據表視圖中的新衰，該表己插入了ID 列，而ID字段的右側為"添加新字段"列。

圖2-13 Access 環境中數據表視圖內的部分新表

"添加新字段"列允許用戶快速地向Access 數據庫中添加表。首先向"添加新字段"列輸入數據。通過鼠標右鍵單擊字段的標題來為字段分配名稱，選擇"重命名列"并且輸入字段名。也就是說，建立一個Access 表與在Microsoft Excel 中創建電子表格非常相像。這種方法在以前的Microso位Access 版本中通常稱為"在數據表視圖中創建表”。盡管無需切換至設計視圖即可創建Access 表，但我們相信這個想法非常可怕。通過輸入數據以及隨意地為表的字段提供名稱來創建表錯過了建立重要數據庫系統的一個關鍵步驟。

像Access 這種關系型數據庫系統是通過將數據分解為組成實體來建立的。Access 數據庫中的表應該仔細并且準確地反映所描述的實體?？此票容^小的問題，例如決定向字段中分配何種數據類型，都將對數據庫和數據的使用、性能和完整性帶來巨大的影響。

向Access 數據庫添加的每個表以及向每個表添加的每個字段都應該具備總體數據庫設計的目的。即使在使用"表"按鈕來添加表時，添加不符合第3 章所述規則的表要容易得多，但是這樣卻無法適合數據庫的設計。

添加新表的第二個辦法就是使用位于"創建"選項卡中"表"組右側的"表設計"按鈕。Access以設計視圖打開一個新衰，如圖2-14 所示。

圖2 -14 以設計視圖添加的新表

該表設計器易于理解，并且每個列都被標注。最左側是"字段名稱"列，可以在這里輸入添加到表中的字段名。為表中的每個字段分配數據類型，并且(可選擇)提供字段的描述。

我們將為Access Auto Auctions 應用程序創建Contacts 表來進行實踐。該表的基本設計在表2-1 中進行了簡要描述。

表2-1 Access Auto Auctions Contacts 表設計

上述表格中的一些字段為其中的數據分配了很大的空間。例如，任何人的名字也不會占50個字符，但是為非常長的名字準備好空間并沒有壞處。Access 存儲的字符數與實際輸入到文本字段的字符數一致。因此，數據庫中的名稱實際上不會占50 個字符。

表2-1 詳細說明的這種設計對于Contacts 表來說是個非常好的起點。下面再看一下圖2-14 ，可以發現表設計窗口包含了兩個區域。

字段輸入區域(頂部):使用字段輸入區域來輸入每個字段的名稱和數據類型。也可以輸入選擇性描述。
字段屬性區域(底部):窗口底部的屬性區域用于向每個字段輸入稱為居住的不同規格。

這些屬性包括字段的大小、格式、輸入掩碼和默認值等。屬性區域顯示的實際屬性取決于該字段中的數據類型。本書會在下面的內容中介紹這些屬性。

提示:可以通過在指針指向需要的窗格時單擊鼠標或者按時在表設計器的上下區域間的切換.

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