Access2007創(chuàng)建和使用附件字段

Access2007附加字段用于在一個字段中存儲多個文件，這些文件的數(shù)據(jù)類型還可以不同。

一、添加和設(shè)置附加字段

創(chuàng)建附件數(shù)據(jù)類型的字段與創(chuàng)建其他數(shù)據(jù)類型和字段的方法相同。下面主要介紹使用附加字段的方法。

例1   在羅斯文數(shù)據(jù)庫的“產(chǎn)品”表中，增加一個“產(chǎn)品信息”字段，并把它設(shè)置為“附件”數(shù)據(jù)類型。然后在“產(chǎn)品信息”字段中，添加有關(guān)產(chǎn)品信息的質(zhì)檢報告（ word 文檔）、產(chǎn)品的圖片。操作步驟如下：
（1）打開羅斯文數(shù)據(jù)庫，然后打開“產(chǎn)品”表。
（2）單擊“產(chǎn)品”表右下角“設(shè)計視圖”圖標(biāo)，打開“產(chǎn)品”表的設(shè)計視圖。
（3）在設(shè)計視圖中，添加一個“產(chǎn)品信息”字段，然后設(shè)置該字段的數(shù)據(jù)類型為“附件”，如圖1所示。
（4）單擊“產(chǎn)品”表右下角“數(shù)據(jù)表視圖”圖標(biāo)，打開“產(chǎn)品”表的數(shù)據(jù)表視圖。
在附加字段的字段標(biāo)題顯示符號，用來表示附件數(shù)據(jù)類型。字段值的單元格中顯示（0）符號，其中表示附件中為空。
（5）雙擊第一條紀(jì)錄的附件字段，打開“附件”對話框，單擊“添加”按鈕，如圖2所示。

圖1   “產(chǎn)品”表的設(shè)計視圖

圖2   添加附件

（6）在打開的“選擇文件”對話框中，選中“質(zhì)檢報告”，然后單擊“打開”按鈕。
（7）這時返回到“附加”對話框，被添加的文件顯示在該對話框中。
（8）用同樣的方法，把產(chǎn)品的圖片文件夾添加到“附件”對話框中。
（9）單擊“確定”按鈕，添加附件完成。這時，數(shù)據(jù)表視圖中，字段值單元格中顯示（2），表示在字段中附加了兩個文件。

二、附件中信息的顯示

附件中所包含的信息在數(shù)據(jù)表視圖中不能明確顯示，只有在窗體視圖中才能顯示。
（1）打開“產(chǎn)品”窗體，可以看到產(chǎn)品附件信息，這時字段名稱“產(chǎn)品信息”也正確顯示出來。

（2）如果想查看附件中的其他文件，可以在附件上單擊右鍵，在打開的快捷菜單中，選擇“轉(zhuǎn)發(fā)”命令，這時在“產(chǎn)品信息”字段中，顯示所附加的下一個文件信息。

注：對于文檔、電子表格等類型信息只能顯示圖標(biāo)。
顯示下一個文件信息還可以使用快捷方式，單擊附件控件后，在附件左上方會出現(xiàn)一個顏色漸變性工具欄，在工具欄單擊綠色按鈕，即可顯示下一個附加文件信息。

三、刪除和修改附件

刪除和修改附件有兩種方法，一種在數(shù)據(jù)表視圖中進行，另一種在窗體視圖中進行。兩者的具體操作方法相同。操作步驟如下：
（1）在窗體視圖中，在附件上右擊，在打開的快捷菜單中，單擊“管理附件”命令。
（2）在打開的“附件”對話框中，選擇附件，然后單擊“刪除”按鈕，就可以把附件刪除。