Access2007基礎(chǔ)教程：5步驟設(shè)計方法

圖1-2 所示是一種設(shè)計方法，特別為使用Access 進行了修改。該方法是一個自上向下的方法，它從總體系統(tǒng)設(shè)計開始，最終是窗體設(shè)計，其中包含了5 個步驟。

圖1-2 5 步驟設(shè)計流程圖.該設(shè)計方法尤其適合Access 數(shù)據(jù)庫

這5 個設(shè)計步驟和本書中示例所展示的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)說明了大量有關(guān)Access 的內(nèi)容，并且為創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序打下了堅實的基礎(chǔ)，這些應(yīng)用程序包括表、查詢、窗體、數(shù)據(jù)頁、報表、宏和簡單的VBA (Visual Basic for Applications) 模塊。

花在每個步驟上的時間完全取決于所構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫環(huán)境。例如，有時用戶會提供一個需要Access 數(shù)據(jù)庫打印出來的報表樣本，報表上的數(shù)據(jù)源非常明顯，從而設(shè)計報表只需要兒分鐘的時間。而有的時候，特別是當(dāng)用戶的需求非常復(fù)雜，或者應(yīng)用程序支持的業(yè)務(wù)流程要求大量的研究時，可能要花幾天的時間來完成第一步。

在逐步了解設(shè)計過程的每個步驟時，需要始終關(guān)注輸出和輸入上的設(shè)計問題。盡管可以看到系統(tǒng)的實現(xiàn)組件(汽車、購買者、銷售商和交易) ，還是要切記本章的重點在于如何設(shè)計每一個步驟。查看Access AutoAuctions 系統(tǒng)的設(shè)計時，應(yīng)注意其設(shè)計過程，而不是實際系統(tǒng)。

1.4.1 第1 步:總體設(shè)計從概念到實現(xiàn)
所有軟件開發(fā)人員都面臨著很多類似的問題，第一個問題就是確定如何才能滿足最終用戶的需求。在關(guān)注細節(jié)問題之前，了解一下總體需求尤為重要。

圖1-2 中所示的5 步驟設(shè)計方法可以幫助您創(chuàng)建所需的系統(tǒng)，而且價格可以承受(按時間或美元計算)。例如， Access Auto Auctions 數(shù)據(jù)庫允許客戶向顧客出售商品(車輛和部件)。Access Auto Auctions 數(shù)據(jù)庫實現(xiàn)了以下任務(wù)的自動化：
輸入和維護客戶和銷售商的合同信息(姓名、地址和財務(wù)歷史信息) ;
輸入和維護銷售信息(銷售數(shù)據(jù)、支付方法、總額，包括稅金、購買者ID 和其他方面) ;
輸入和維護銷售項目信息(實際購買的商品詳細信息) ;
查看所有表中的信息(銷售、聯(lián)系人、購買銷售項目和支付信息) ;
提出有關(guān)數(shù)據(jù)庫中信息的所有問題:
生成當(dāng)前聯(lián)系人目錄:
生成發(fā)貨單的月報表:
生成客戶銷售歷史:
生成郵件標簽和郵件合并報表。

Access Auto Auctions 數(shù)據(jù)庫自動化實現(xiàn)的9 項任務(wù)己經(jīng)通過客戶表現(xiàn)了出來。在設(shè)計過程開始時，可能還需要考慮其他任務(wù)。

構(gòu)建系統(tǒng)所需要的大多數(shù)信息都來源于最終用戶。這就是說需要和他們進行接觸以了解現(xiàn)有的處理工作。要實現(xiàn)這一目標，需要對現(xiàn)有系統(tǒng)進行全面的需求分析以及如何實現(xiàn)該系統(tǒng)的自動化。

一個實現(xiàn)方法就是準備一系列的問題，以深入了解客戶業(yè)務(wù)以及客戶如何使用數(shù)據(jù)。例如，在考慮對汽車拍賣業(yè)務(wù)實現(xiàn)自動化時，可以考慮提出如下問題:
目前正在使用哪些報表和窗體?
目前銷售、客戶、聯(lián)系人和其他記錄如何存儲?
如何處理票據(jù)?

提出這些以及其他問題時，客戶可能會想起業(yè)務(wù)的其他方面，對此也應(yīng)該有所了解。

對現(xiàn)有工作流程的預(yù)排對于找到業(yè)務(wù)"感覺"來說也是十分必要的。極有可能返回多次來觀察現(xiàn)有流程以及員工如何工作。

準備完成余下的步驟時，一定要保持客戶的參與，讓客戶知道所做的工作并且要求其提供所需要的輸入數(shù)據(jù)，同時確保按客戶需求進行工作。

1.4.2 第2 步:報表設(shè)計
盡管從報表開始可能看起來有些奇怪，但在很多情況下，相對于應(yīng)用程序的其他方面而言，用戶更關(guān)垃于數(shù)據(jù)庫的打印輸出。報表通常包括應(yīng)用程序管理的所有數(shù)據(jù)。由于內(nèi)容很全面，所以報表經(jīng)常是收集關(guān)于重要數(shù)據(jù)庫需求信息的最好方法。使用Access Auto Auctions 數(shù)據(jù)庫時，可打印報表包含數(shù)據(jù)庫中幾乎所有數(shù)據(jù)的詳細和匯總版本，根據(jù)需求定義完Access Auto Auctions 的總體系統(tǒng)后，就可以開始報表設(shè)計了。

看到該部分中需要創(chuàng)建的報表后，可能會有些不解，"哪個先出現(xiàn)一一雞還是蛋? "是報表布局先出現(xiàn)，還是需要先確定構(gòu)成報表的數(shù)據(jù)項和文本?實際上，需要同時考慮這些項目。

如何布置報表中的字段并不重要。然而，此時花的時間越多，構(gòu)建報表就會變得越容易。有些人甚至在報表中放置了網(wǎng)格線，以便于了解每個數(shù)據(jù)的準確位置。在這個例子中，實際上可以直接布局報表上的字段。

創(chuàng)建圖1-3 和圖1-4 中的報表有兩個不同的.目的。圖1-3 中的報表顯示了有關(guān)單個聯(lián)系人的信息(購買者、銷售商或者二者兼?zhèn)洹怠Ｅc此相反，圖1-4 中的報表是一個包含票據(jù)和客戶信息的發(fā)貨單。這兩種報表都是建立在所用信息類型的基礎(chǔ)之上。每個報表的設(shè)計和布局都是由報表的目的和表中包含的數(shù)據(jù)來驅(qū)動的。

圖1-3 聯(lián)系人信息報表

參考:可以在第9 章和;第20 章中了解到更多有關(guān)Access Auto Auctions 系統(tǒng)報表的內(nèi)容.

圖1.4 包含銷售信息的銷售發(fā)貨單報表

1.4.3 第3 步:數(shù)據(jù)設(shè)計:需要哪些字段?
設(shè)計階段的下一步就是建立一個關(guān)于報表所需的所有信息或數(shù)據(jù)字段的清單。最好的辦法之一就是列出每個報表中的數(shù)據(jù)項。在此過程中， 一定要注意多個報表中所包含的數(shù)據(jù)項。由于數(shù)據(jù)項實際上是相同的，因此要確保為多個報表中的每個數(shù)據(jù)項保留了相同的名稱。

另一種方法就是看看是否可以將數(shù)據(jù)項分到多個邏輯排列中。以后，這些數(shù)據(jù)項可以組合為表結(jié)構(gòu)并映射到數(shù)據(jù)輸入屏幕(窗體)。例如，應(yīng)該輸入客戶數(shù)據(jù)(購買者和銷售商)，作為聯(lián)系人表處理的一部分，而不是作為銷售輸入項的一部分。

1 .確定聯(lián)系人信息
首先看看己經(jīng)檢查過或者試圖為Access Auto Auctions 創(chuàng)建的每一個報表。對于該系統(tǒng)而言，應(yīng)從客戶數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)項列表著手，如表1-1 所示。

表1-1 報表中與客戶相關(guān)的數(shù)據(jù)項

通過比較每個報表所需的聯(lián)系人(客戶)類型可以看出，報表中存在著很多的公共字段。大多數(shù)與客戶有關(guān)的數(shù)據(jù)字段在兩個報表中都可以找到。表1-1 只顯示了每個報表中都使用的一些字段：與客戶信息有關(guān)的字段。兩個報表中的字段出現(xiàn)在表中相同的行中，這就可以更容易地查看到哪些數(shù)據(jù)項存在于哪個報表中?？梢栽谝恍兄羞M行查看而不需要在兩個報表中查找相同的名稱。由于相關(guān)行和字段名稱都相同，所以可非常容易地確保包含了所杳數(shù)據(jù)項。盡管輕松查找數(shù)據(jù)項對于小型數(shù)據(jù)庫來說并不重要，但在必須處理其中包含了許多字段的大型表時，這一點就顯得至關(guān)重要。

2. 確定銷售信息
提取客戶數(shù)據(jù)后，可以繼續(xù)處理銷售數(shù)據(jù)。此時僅需分析Invoice 報表中專門用于銷售的數(shù)據(jù)項。表1-2 列出了報表中包含銷售信息的字段。

表1-2 報表中的銷售擻據(jù)項

檢查報表所需的銷售信息類型時可以看到，幾個數(shù)據(jù)項(字段)是重復(fù)的(例如，所購產(chǎn)品、購買數(shù)量和商品價格字段)。每個發(fā)貨單都可以包含多個數(shù)據(jù)項，而每個數(shù)據(jù)項都需要同類信息：定購數(shù)量和單價。每張銷售發(fā)貨單都可能包含多個己出售并且正在列出發(fā)貨清單的商品。同樣，每張發(fā)貨單也可以包含分期付款，并且這種支付信息將包含多行的支付信息，因此這些重復(fù)的數(shù)據(jù)項可以放入它們自己的組中。

3. 確定項目信息
可以使用前面部分所述銷售信息組中可找到的所有單個數(shù)據(jù)項，并將它們提取到發(fā)貨單報表中對應(yīng)的組。表1-2 顯示了與每個項目有關(guān)的信息。

回顧一下圖1-4 中的報表，可以看到表1-2 中的數(shù)據(jù)沒有列出計算字段，但可以在報表中輕松地重新創(chuàng)建宮。

提示:除非幾個數(shù)字字段特別要求存儲在一個表中，否則應(yīng)在運行報表(或者窗體)時進行重新計算。如果可以基于其他的字段來創(chuàng)建表中的字段，就應(yīng)該避免創(chuàng)建后者，可在報表或窗體中輕松創(chuàng)建并顯示這些計算字段。在本書的第2 章中，將了解到在數(shù)據(jù)庫表中存儲計算值會導(dǎo)致數(shù)據(jù)維護問題.

1.4.4 第4 步:表設(shè)計
現(xiàn)在是比較困難的部分2 必須確定構(gòu)成報表的表需要哪些字段。檢查文檔中的大量字段和計算值時，可以看到各種數(shù)據(jù)庫表中包含了哪些字段(通過把字段安排到邏輯組中，己經(jīng)完成了大量的初步工作〉。現(xiàn)在添加提取的每個字段。盡管某些字段不會出現(xiàn)在任何表中，仍需要在以后添加其他字段(出于多種原因)。

不需要向數(shù)據(jù)庫表中添加每一位數(shù)據(jù)，了解這一點尤為重要。比如，用戶可能會表示出向數(shù)據(jù)庫中添加假期和其他不在職的愿望，從而可以更容易地了解某一天中有哪些員工出勤。然而，在初步開發(fā)階段，融入太多思想會很容易對應(yīng)用程序的初步設(shè)計造成負擔(dān)。由于Access 表以后很易于修改，因而在初步設(shè)計完成之前最好先擱置一下不重要的數(shù)據(jù)項。一般來說，在數(shù)據(jù)庫開發(fā)項目開始以后，滿足用戶的需求并不難。

使用每個報表顯示出所有數(shù)據(jù)后，根據(jù)目的來合并數(shù)據(jù)(例如，組合成邏輯組)并且比較這些功能間的數(shù)據(jù)。為此首先需要查看聯(lián)系人信息，并且把不同的字段都結(jié)合起來以創(chuàng)建一組數(shù)據(jù)工頁。接著對銷售信息和項目信息也進行同樣的操作。表1-3 對來源于這三組信息的數(shù)據(jù)項進行對比較。

表1-3 比較來源于聯(lián)系人信息、銷售信息和項目信息的數(shù)據(jù)項

數(shù)據(jù)合并和比較是為Access Auto Auctions 創(chuàng)建單個表定義的好辦法，然而還有很多工作需要完成。

隨著逐步了解如何進行數(shù)據(jù)設(shè)計，也會了解到聯(lián)系人數(shù)據(jù)必須分為兩個組。其中一些數(shù)據(jù)項只針對一個聯(lián)系人使用一次而其他的數(shù)據(jù)項可能要多次輸入。例如聯(lián)系人日志信息。每個聯(lián)系人在數(shù)據(jù)庫中都可能會有多個日志項記錄。就Sales 列而言也是如此，支付信息可能會有多個信息行。

進一步把這些信息類型存在它們各自的列中，然后將所有相關(guān)類型的數(shù)據(jù)項分到其自己的列中十分必要，這是設(shè)計過程中的規(guī)范化部分。例如，客戶可能會在公司中擁有多個聯(lián)系人。客戶可能對一次銷售進行多次支付。當(dāng)然，我們己經(jīng)把數(shù)據(jù)分為了以上三類:聯(lián)系人、發(fā)貨單和項目。

請記住一個客戶可能會有多張發(fā)貨單，并且每張發(fā)貨單上可能會有多個項目。聯(lián)系人列表表示客戶(購買者和銷售商〉信息，發(fā)貨單類別包含單個銷售信息，而項目類別包含每張發(fā)貨單的相關(guān)信息。注意，這三列都是相關(guān)的:例如，一個客戶可以有多張發(fā)貨單，每張發(fā)貨單可能需要多個詳細的行(項目)。

表間的關(guān)系也是不同的。例如，每張銷售發(fā)貨單有且只有一個客戶，而每個客戶卻可以有多筆銷售。在銷售發(fā)貨單和發(fā)貨單項目之間也存在著類似的關(guān)系。

參考:第2 章介紹了創(chuàng)建和了解關(guān)系以及規(guī)范化過程.

假設(shè)這3 個組代表著系統(tǒng)中的3 個主要表，為了讓其他的字段更少，就需要將這些表鏈接起來。當(dāng)然，該步驟意味著向數(shù)據(jù)庫設(shè)計中添加表關(guān)系。

數(shù)據(jù)庫表關(guān)系要求關(guān)系中所涉及的兩個表內(nèi)有惟一的字段。如果在表中沒惟一的標識符，則數(shù)據(jù)庫引擎無法正確鏈接并提取相關(guān)的數(shù)據(jù)。

我們所設(shè)計的表中都沒有惟一的標識符，這意味著需要向每個表中至少添加一個額外的字段，讓該字段作為與其他表形成關(guān)系的點。例如，可以向Contact 表中添加ContactID 字段，隨后向Invoice 表中添加相同的字段，并通過每個表中的Contact 工D 建立表間的關(guān)系(在第3 章中將討論關(guān)系的創(chuàng)建)。數(shù)據(jù)庫引擎使用Contact 和Invoice 表之間的關(guān)系將客戶與其發(fā)貨單鏈接起來。

表的鏈接可以通過稱為鍵字段的特定字段來實現(xiàn)。

了解必需將兩組字段進行鏈接后，可以向每個組中添加所需的鍵字段。表1-4 顯示了兩個新組以及針對每組字段而創(chuàng)建的鏈接字段。這些稱為主露和勿鍾的鏈接字段用來把這些表鏈接起來。

惟一標識表中每個行的字段稱為主揮。相關(guān)表中的對應(yīng)字段稱為開擂。在該示例中， Contact表中的ContactID 字段是主鍾，而Invoice 表中的ContactID 字段是必擂。

讓我們假設(shè)Contact 表中的某個記錄在其Contact 工D 字段中顯示為120 Invoice 表中任何ContactID 字段包含12 的記錄會被第12 個聯(lián)系人所"擁有"。在第2 章和第3 章中將了解到，可應(yīng)用特定的規(guī)則來選擇和管理主鍵及外鍵。主鍵和外鍵的概念是關(guān)系型數(shù)據(jù)庫幕后最為重要的概念?？蓮谋緯牡? 章和第3 章了解更多相關(guān)內(nèi)容。

表1-4 包含鍵的主要表

隨著向每個表添加主鍵，現(xiàn)在可以從每個表中找到與數(shù)據(jù)庫中其他表相鏈接的字段。例如，表1-4顯示了Contact 表(在表中為主鍵)和Invoice 表(在該表中為外鍵)中的ContactID 字段。

如表1-4 前三列所示，系統(tǒng)中3 個主要表的核心內(nèi)容已經(jīng)標識了。這是通常使用或者首選的最終表設(shè)計方案。此外，還使用表1-3 中的字段創(chuàng)建了兩個額外的表(列)。

正確設(shè)計數(shù)據(jù)庫及其所包含的表內(nèi)容可能是面向數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序開發(fā)過程中最重要一步。借助有效的數(shù)據(jù)庫設(shè)計，可以保持對數(shù)據(jù)的控制，消除損失重大的數(shù)據(jù)輸入錯誤并且限制對基本字段的數(shù)據(jù)輸入。

盡管本書并非為數(shù)據(jù)庫理論及其細微差別而設(shè)計，但此時可以簡要描述數(shù)據(jù)庫規(guī)范化技巧。

規(guī)范化的詳細內(nèi)容可以在第3 章中了解到，但同時應(yīng)該知道規(guī)范化是將數(shù)據(jù)分解到幾個組成表中的過程。在本章的開頭部分己經(jīng)提到了有很多Access 開發(fā)人員將不同的信息(例如聯(lián)系人、發(fā)貨單數(shù)據(jù)和發(fā)貨單項目)添加到一個大型表中。一個包含不同數(shù)據(jù)的大型表會立即變得難以使用和更新。由于某一聯(lián)系人的電話號碼存在于包含該客戶信息的任何行中，因而在聯(lián)系人的電話號碼更改時必須進行多重更新。

規(guī)范化是將數(shù)據(jù)分解成為更小、更易于管理的表。每個表定義且僅定義了一個實體， 例如聯(lián)系人或發(fā)貨單，而不能同時對二者進行定義。通過發(fā)貨單表中的主鍵(客戶表中的ContactID)和外鍵(也稱為ContactID) ，可以建立聯(lián)系人和發(fā)貨單表之間的聯(lián)系。

規(guī)范化過程還涉及到了很多其他的內(nèi)容，我們將在第3 章中進行討論。

1.4.5 第5 步:窗體設(shè)計:輸入
創(chuàng)建數(shù)據(jù)并建立了表關(guān)系后，就到了設(shè)計窗體的時候了。窗體是由可以在"編輯"模式中進行輸入和查看的各個字段構(gòu)成。如果有可能，屏幕上會顯示出與人工系統(tǒng)中所使用的窗體非常類似的窗體。這種設(shè)置可讓系統(tǒng)顯得更為用戶友好。

設(shè)計窗體時需要在屏幕上放置三類對象:
標簽和文本框數(shù)據(jù)輸入字段CAccess 窗體和報表中的這些字段通常被稱為2佯) ;
特殊控件(多行文本框、選項按鈕、列表框、復(fù)選框、商業(yè)圖形和圖片) ;
提升窗體效果的圖形對象(顏色、線條、矩形和三維效果)。

設(shè)計窗體時，將字段(文本框、復(fù)選框、列表框和單選按鈕)放置在窗體中的相應(yīng)位置。如果窗體是基于現(xiàn)有的打印窗體開發(fā)的，那么Access 數(shù)據(jù)輸入窗體應(yīng)與打印格式類似。這些字段在屏幕中的位置應(yīng)與它們在打印窗體中的位置一致。

標簽顯示消息、題目或標題。文本框提供了一個用于輸入和顯示數(shù)據(jù)庫所包含的文本或數(shù)值的區(qū)域。復(fù)選框指示了某種條件，可以是未選中或者選中(選定)狀態(tài)。Access 中可用的其他控件類型包括列表框、組合框、選擇按鈕、切換按鈕和選項組。

參考:第7 章介紹了Access 中可用的各種類控件。

本書中創(chuàng)建了幾個基本數(shù)據(jù)輸入窗體。
聯(lián)系人日志:簡單的數(shù)據(jù)輸入窗體。
聯(lián)系人:稍復(fù)雜的數(shù)據(jù)輸入窗體，包含了幾種不同類型的控件。
銷售:從多個表中組合數(shù)據(jù)。
產(chǎn)品:向Access Auto Auctions 數(shù)據(jù)庫添加產(chǎn)品的數(shù)據(jù)輸入窗體。

在閱讀以下各章內(nèi)容的過程中會看到所有這些窗體。盡管Access Auto Auctions 只是一種使用Microsoft Access 構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序，但是在構(gòu)建Access Auto Auctions 表、查詢、窗體、報表和其他數(shù)據(jù)庫對象時所了解的原理實際上也適用于其他任何Access 項目。

1.5 小結(jié)
本章介紹了深入數(shù)據(jù)庫開發(fā)的各種概念和考慮事工頁。數(shù)據(jù)對于用戶來說非常重要，這一點毫無疑問。如果沒有客戶和產(chǎn)品列表、應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款以及工資單信息，大多數(shù)公司都無法運營。甚至小公司也必須對它們的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行有效的管理。

出色的數(shù)據(jù)庫設(shè)計意味著不僅僅是坐下來拼湊幾個表。通常，不好的數(shù)據(jù)庫設(shè)計習(xí)慣經(jīng)常會導(dǎo)致在屏幕和打印報表中出現(xiàn)信息丟失和信息錯誤，這嚴重困擾著開發(fā)人員和用戶。用戶很快就會厭煩-次次地重復(fù)輸入同樣的信息，業(yè)務(wù)經(jīng)理和業(yè)主都很期望數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序能夠節(jié)省時間和資金，而不是增加業(yè)務(wù)開銷。

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